Совещания, как и любая другая составляющая компании, служат главной цели. Они объединяют людей для обсуждения, выработки стратегии и последующего выполнения задач. Тем не менее, на встречах, где не уделяется должного внимания инклюзивности, некоторые участники могут остаться за бортом и, как следствие, важные точки зрения могут быть не высказаны. Цель организации инклюзивных собраний заключается в том, чтобы все люди, присутствующие на встрече, независимо от их возможностей или принадлежности к той или иной социальной группе, активно в ней участвовали и вносили свой вклад.
Проведение совещаний с фокусом на инклюзию упрощает совместную работу, улучшает эффективность коммуникации и вместе с тем повышает приверженность принципам разнообразия и доступности. Кроме того, подобные мероприятия в целом увеличивают эффективность работы, поскольку в них могут участвовать все без исключения сотрудники, что в свою очередь способствует единству и поддержке в рабочей обстановке.
Ниже приведены десять важных советов, которые помогут вам обеспечить инклюзивность и доступность ваших совещаний. Они направлены на адаптацию собраний для людей с нарушениями зрения, как присутствующих очно, так и подключающихся с использованием дистанционных технологий.
1. Подробно опишите, как добраться до места проведения собрания
Если у вас очная встреча, необходимо как можно лучше объяснить, как до туда добраться. Предоставьте информацию о том, каким общественным транспортом могут воспользоваться участники, а также где можно припарковаться и через какой вход лучше зайти в здание. Для тех, кто поедет на такси, или кого привезут к месту проведения совещания, например, родственники или знакомые, укажите наиболее удобные места высадки. Хотя большинство из этих рекомендаций будут особенно полезны людям с нарушениями зрения, они также помогут всем участникам, кто не знают города.
2. Заранее подготовьте электронные материалы
Чтобы заблаговременно запланировать совещание, необходимо подготовить его повестку для всех участников. Так они смогут заранее к нему подготовиться и будут в курсе того, какие форматы используются для обеспечения доступности информации. Чтобы читать материалы, слепые или слепоглухие участники могут пользоваться шрифтом Брайля или программами экранного доступа. Убедитесь, что информация представлена в форматах, совместимых со вспомогательными технологиями. Если вы знаете, что на встрече будет присутствовать слепой человек, предложите ему раздаточные материалы, напечатанные по Брайлю.
3. Заранее направьте Повестку собрания в доступном формате
Это необходимо сделать, чтобы все участники могли внимательно следить за ходом совещания и вносить свой вклад в обсуждение. Чтобы пользователи программ экранного доступа могли ознакомиться с повесткой. Убедитесь, что она отправлена в доступных форматах, таких как текстовые документы или HTML-файлы. Благодаря этому простому действию люди с нарушениями зрения смогут полноценно участвовать во встрече.
4. Обеспечьте доступность цифровых материалов
Любые цифровые материалы, такие как презентации в PowerPoint, PDF-файлы или электронные таблицы, должны быть доступны для незрячих и слабовидящих пользователей. При форматировании используйте высококонтрастные цвета и читаемые шрифты, а для важных с точки зрения информации изображений прибегайте к альтернативному тексту. PDF-файлы не должны быть отсканированными документами. Нужно, чтобы их можно было прочитать, используя вспомогательные технологии и программы экранного доступа.
5. Комментируйте любые Визуальные материалы
Если для проведения совещания требуются наглядные материалы, в том числе слайды с изображениями и графиками, убедитесь, что визуальную составляющую проговаривают вслух. Например, вместо «Как вы можете видеть на этом слайде…» попробуйте объяснить ключевые моменты следующим образом: «На данном графике показан рост производительности труда на 20% за предыдущий квартал». Так, все участники, включая тех, у кого, возможно, отсутствует зрение, смогут ознакомиться с представленной информацией.
6. Нужно убедиться, что все участники понимают, кто выступает
Во время совещания, на котором выступают несколько докладчиков, некоторым слепым или слабовидящим людям может быть трудно следить за ходом обсуждения, потому что они не знают, кто сейчас говорит. Попросите выступающих представиться, прежде чем отвечать на вопросы. Например: «Это Сара. Я бы хотела внести свой вклад в решение данной проблемы…». Благодаря такому простому действию, все присутствующие на собрании люди будут лучше понимать, что происходит.
7. Во время совещания описывайте действия выступающих
Следует рассказывать не только о том, что изображено на слайдах в презентации, но и о других относящихся к выступлению моментах. Если докладчик показывает на график или делает пометки на доске, то это важно объяснить незрячему участнику. Например: «Джон только что указал на рост доходов на графике в левом верхнем углу слайда». Это поможет слепым сотрудникам следить за происходящим и быть в курсе событий.
8. Обеспечьте доступность передовых технологий
Если файлы можно редактировать с помощью цифровых досок, в работе используется программное обеспечения для создания и проведения опросов или речь идёт о совместной работе над документами, убедитесь, что подобные приложения совместимы с программами экранного доступа и их интерфейс доступен для навигации при помощи клавиатуры. Google Docs и Zoom доступны для пользователей с нарушениями зрения. Однако не все сторонние приложения адаптированы для данной категории пользователей. Если есть необходимость, то ищите другие программные решения, либо помогайте людям с инвалидностью по зрению в режиме реального времени.
9. Позвольте участникам запрашивать создание специальных условий
Перед началом собрания всех участников следует спросить о вспомогательных средствах и условиях, которые могут им понадобиться. Это могут быть: наличие субтитров и обеспечение мероприятия сурдопереводом, предпочтения по тому, где тому или иному человеку было бы удобно сидеть, а также наличие звукоусилительной аппаратуры. То, что вы заботитесь о комфорте людей и их полноценном участии во встрече, покажет, что инклюзия для вас не пустой звук.
10. Собирайте обратную связь и задавайте вопросы
Чтобы оценить, насколько участники с инвалидностью по зрению чувствовали себя комфортно во время встречи, а также, в какой степени они были вовлечены в процесс, после совещания свяжитесь с ними. Выясните, что прошло хорошо, а что можно было бы улучшить при проведении последующих собраний. Короткий опрос или даже личные наблюдения могут иметь большое значение и в будущем помочь сделать встречи с участием людей с инвалидностью по зрению более полезными.
Заключение
Создание инклюзивной среды на совещаниях помогает каждому участнику. Благодаря ей, в центре внимания будет мнение каждого из сотрудников. Также, инклюзивный подход, обеспечивает создание атмосферы взаимопонимания. Взяв на вооружение данные 10 советов, вы сможете быть уверены, что все участники, независимо от их ограничений, будут чувствовать себя комфортно, и встреча окажется для них максимально ценной.
Помните, что данный процесс требует постоянных усилий, и для обеспечения инклюзивности будет необходимо неоднократно собирать обратную связь и предпринимать действия, чтобы достичь хороших результатов в организации совещаний, доступных для всех и каждого.
Перевёл Владислав Бондаренко
Источник: evengrounds.com